Chargé·e de support & coordination interne

Description du poste

En tant que chargé·e de support & coordination interne, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre structure, en soutien à la fois des équipes projet et des activités internes (logistique, administration, gestion de l’espace de travail, etc.). Le rôle ne nécessite pas de compétences techniques spécialisées mais un sens aigu de l’organisation, de la polyvalence et un enthousiasme pour aider les autres.

Vous serez un pilier opérationnel, qui contribue à créer les conditions favorables pour que chacun puisse travailler efficacement, dans un cadre fluide et convivial.

Responsabilités

1. Support administratif et organisationnel

• Assurer le suivi de documents administratifs, dossiers fournisseurs, contacts, classements
• Participer à la mise à jour et au bon usage des outils de suivi internes (bases de données, CRM, etc.)
• Réaliser des petites tâches de gestion courante (notes de frais, bons de commande, logistique interne…)

2. Appui à la gestion des projets

• Soutenir les équipes projets dans l’organisation des missions, ateliers, formations
• Préparer des documents logistiques, coordonner les déplacements et les réservations
• Suivre certains éléments de planning, coordination ou reporting opérationnel

3. Gestion du lieu de travail (site d’Alleur)

• Veiller au bien-être quotidien des collaborateurs : conditions de travail, café, matériel, ambiance…
• Organiser et gérer les locations ponctuelles des salles ou espaces (préparation, accueil, suivi)
• Gérer la relation avec les prestataires, s’assurer de la bonne tenue des espaces
• Être la personne de référence sur place : accueillante, responsable et proactive

4. Communication et dynamique interne

• Participer à la communication interne : infos pratiques, calendriers, rappels, documents partagés
• Être un facilitateur de la vie d’équipe : ambiance de travail, événements internes, coordination douce
• Anticiper les besoins, proposer des améliorations, incarner l’esprit Ovation au quotidien

Qualifications requises

Nous cherchons une personne fiable, positive et proactive, qui aime rendre service et faire avancer les choses avec efficacité, professionnalisme et bonne humeur.

Compétences et qualités clés :

• Expérience dans un rôle de support administratif, gestion de bureau ou coordination opérationnelle.
• Capacité à organiser, prioriser, suivre les détails tout en gardant une vision d’ensemble.
• Maîtrise des outils numériques (suite Google, outils collaboratifs, CRM, Notion, Canva…).
• Excellent relationnel, esprit d’équipe, sens de l’accueil.
• Goût pour la polyvalence, la logistique et l’action concrète.
• Capacité à évoluer dans un environnement professionnel et agile.
• Langue principale : français. L’anglais est un atout.

Pourquoi rejoindre Ovation ?

• Un rôle central et valorisé dans la vie quotidienne d’une structure engagée et humaine
• Une équipe bienveillante et stimulante dans un environnement de travail chaleureux
• Une variété de tâches et la possibilité d’évoluer au fil du temps
• La responsabilisation d’un poste où la confiance et l’autonomie sont clés
• Une structure souple, en pleine croissance, avec un vrai impact sociétal